Legal Tech: tutto ciò che devi sapere sulla Trasformazione Digitale del Tuo Studio Legale

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In questa Guida (insieme agli amici di Sistemi Contabili Legal) parleremo di Legal Tech e di tutto ciò che devi sapere sulla trasformazione Digitale del Tuo Studio Legale.
Pronta e pronto Avvocato?

La Trasformazione Digitale nello Studio Legale

trasformazione digitale studio legale

La quarta rivoluzione per il genere umano è quella tecnologica.
Iniziata con il nuovo millennio, l’innovazione digitale sta attraversando diverse fasi, sancendo il passaggio dall’analogico al digitale in tutti i campi.

A dare una forte accelerazione è stato il Covid.
La necessità di lavorare a distanza e poi di combinare il lavoro con la vita privata, la tutela dell’ambiente con lo sviluppo del business, ha portato un’accelerazione incredibile nel processo di digitalizzazione già in atto e che in alcuni ambiti, come in quello della giustizia, andava molto a rilento.

La digital transformation comporta il passaggio da un’organizzazione basata sulla carta e sulla presenza nello stesso luogo di tutti gli stakeholders, ad un’organizzazione basata sulla smaterializzazione del contenuto, che perde un supporto fisico e guadagna in velocità, fruibilità, economicità, aggiornamento, condivisione.

Il documento da cartaceo diventa digitale, così come il fascicolo di udienza e la notifica dell’ufficiale giudiziario, la lettera diventa mail, la raccomandata PEC, l’agenda legale diventa fruibile su mobile.
Tutto è in cloud, coordinato e aggiornato in tempo reale.

La relazione con il cliente passa dalla presenza fisica costante, sempre e comunque, al rapporto a distanza mediante telefono, email, video conference, salvo in casi strettamente necessari.

Per tenere il passo con questo epocale cambiamento tecnologico, è opportuno che lo studio adotti una serie di strumenti tecnologici:

  • servizi cloud professionali
  • software aggiornati per lo svolgimento delle attività dentro e fuori sede
  • piattaforme di video conference per le riunioni on-line con colleghi e clienti
  • gestionali per l’organizzazione delle attività, dell’amministrazione e dei collaboratori.

Fondamentale risulta anche il sito internet dello studio per la visibilità sul web, con aree riservate per gestire al meglio la documentazione con i clienti, oltre naturalmente ai sempre più utilizzati account social.

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Per quanto riguarda il software gestionale è importante ricordare che risulta efficace se è su misura.
Per i professionisti, infatti, è utile avere a disposizione le feature di cui necessitano nello specifico, nulla deve mancare. Senza dimenticare che anche le feature superflue possono denotare un errore di focus.

Tuttavia, il software da solo non basta.
Pur rappresentando infatti un ottimo punto di partenza, è indispensabile aggiungere un servizio di consulenza efficace, garantendo la capacità di supportare costantemente lo studio nella gestione digitale, per consentire di risparmiare tempo, aggiornare, semplificare, eliminare preoccupazioni e avere tutto sotto controllo.

Per rispondere a queste molteplici e nuove esigenze, il gestionale non può che essere in cloud.
Il cloud computing offre all’avvocato, nell’affrontare la rivoluzione della dematerializzazione della sua attività, servizi affidabili, al top delle performance ma a costi accessibili anche per il piccolo studio legale, poiché legati a logiche on demand e unicamente alle risorse di cui effettivamente si usufruisce.

Tramite questi sistemi è possibile spezzare il binomio tra informazione e tecnologia, in modo da poterci concentrare solo sulle nostre specifiche attività, senza preoccuparci di “come” dovremo svolgerle.

La possibilità di inserire tutto nella grande nuvola– hardware, software, applicazioni e dati,–dalla quale è possibile estrarre solo i servizi desiderati quando ne abbiamo effettivamente bisogno, diventa così un aiuto fondamentale per snellire i processi lavorativi e allo stesso tempo velocizzarli, rendendoli più efficienti e più sicuri.
Tramite il cloud, inoltre, i costi dell’aggiornamento, della sicurezza e della scalabilità dei sistemi rimarranno a carico degli erogatori dei servizi.

Riepilogando, quali vantaggi porta la digitalizzazione?

  • Velocità nello svolgimento dell’attività.
  • Comodità, in quanto permette di avere tutta la documentazione sempre con noi.
  • Tempestività nelle risposte al cliente.
  • Economicità, in quanto richiede meno spazi fisici per l’archiviazione.
  • Condivisione.

In conclusione, a fronte di innumerevoli vantaggi, l’innovazione digitale per uno studio richiede qualche investimento economico inziale, la buona volontà di imparare una nuova modalità di lavoro e un nuovo linguaggio introdotto dalla tecnologia. Ma i benefici sono assicurati.

Una volta che andrai a promuovere il tuo studio legale utilizzando il marketing per Avvocati, potrai beneficiare del numero di clienti di qualità che avrai.
Dopodiché il passo successivo è organizzare il tuo studio, rendendolo efficiente e tecnologico.

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La tecnologia, se usata al meglio, può portare efficienza e velocità nello studio.
Passiamo ora all’argomento Legal Tech!

legal tech significato

Ti piacerebbe acquisire più clienti e aumentare il tuo fatturato?
Bene, sei nel posto giusto Avvocato!
L’obiettivo di ogni professionista del mondo legale è quello di aumentare il fatturato del suo studio.

Per un libero professionista la chiave di successo per sopravvivere e non rimanere indietro in un mondo dove non aspetta nessuno (e il digitale con esso), è la capacità di adattarsi alla trasformazione che si radicherà sempre più.

La prima cosa che ti consiglio di fare è:

  • avere un sito web con il suo blog (leggi le guide “Blog Avvocato: come farsi trovare dai clienti su Google” e “Seo per Avvocati: 3 strategie infallibili”)
  • diventare un Avvocato Specialista (come lo intendiamo noi di Promozione Avvocato. Leggi la Guida “Avvocato Specialista: il futuro è già qui!”)
  • fare marketing nel rispetto del Codice Deontologico per acquisire clienti di estrema qualità (qui trovi il nostro approfondimento)

Ti spiegherò perché la digitalizzazione del tuo studio legale può aiutarti a impostare un business di successo.
Inoltre, ti consiglio il nostro corso totalmente gratuito dove ti spieghiamo qual è l’errore N.1 che compie l’87% degli Avvocati in Italia.

Con il termine legal tech si indicano tutte quelle tecnologie e piattaforme digitali che possono velocizzare e rendere più produttiva l’attività degli studi legali.

Anche il mondo legale si sta trasformando velocemente in ottica digitale: la tecnologia, è innegabile, può portare numerosi vantaggi.

A cominciare dal rendere più veloci e precise le operazioni, ottimizzando il lavoro del personale, riducendo l’errore umano e ottimizzando tutto il workflow della gestione di ogni pratica.

La tecnologia è destinata ad essere sempre più presente e centrale nella vita degli studi legali.
E la pandemia ha certamente accelerato questa trasformazione digitale, nel mondo legal così come in molti altri settori di attività.

Con le limitazioni agli spostamenti e l’invito a fare il più possibile smart working, molti studi hanno dovuto attrezzarsi per poter accedere ai documenti da remoto, per avere i dati condivisi e aggiornati anche senza recarsi in ufficio.

Ci si è dovuti abituare a lavorare senza il contatto fisico, senza incontrarsi di persona, né con il cliente né con il collega di studio.
Molti studi legali, soprattutto quelli più strutturati, sicuramente erano già in parte abituati a questo modo di lavorare e possedevano già alcuni strumenti digitali che permettevano di gestire le pratiche da remoto.

Per altri invece è stato qualcosa di nuovo, possibile da gestire solo grazie all’innovazione digitale.
La digitalizzazione sta imponendo nuovi modelli di sviluppo per gli studi professionali e pur con velocità diverse, tutti si stanno adeguando.
La conoscenza sull’uso delle tecnologie digitali è senz’altro aumentata negli ultimi anni in tutti gli studi professionali.

A proposito di tecnologia digitali, lo sai che un nostro cliente Avvocato è passato in 6 mesi da 10.000€ di fatturato a 60.000€?

Cosa serve per digitalizzare il tuo studio legale

digitalizzare lo studio legale

La sfera del legal tech è ampia e variegata.
Ci sono tecnologie digitali che vanno adottate per legge, si pensi alla fatturazione elettronica, alla firma digitale o ai processi telematici. Molte altre invece sono una spinta all’innovazione e a migliorare le performance dello studio.

A seconda della dimensione e della struttura del tuo studio legale, sarà possibile optare per diverse tecnologie.
Ad esempio, probabilmente le soluzioni che servono nel caso di un grande studio associato in cui operano decine di avvocati saranno diverse rispetto a ciò che serve al singolo professionista.
Faremo quindi una panoramica generale, da “ritagliare” poi a seconda delle reali necessità della realtà in cui si opera.

Di solito esistono diverse versioni dei software gestionali, che sono forse la “prima cosa necessaria” per digitalizzare il tuo studio legale.

Un gestionale consente di seguire l’iter di ogni pratica, dall’apertura alla conclusione, raccogliendo in un unico fascicolo i documenti e i messaggi legati a quel particolare caso.

  • Tiene traccia dei contatti e dello stato di avanzamento del lavoro.
  • Tiene sotto controllo anche tutta la gestione contabile dello studio
  • Può creare documenti fiscali, come le fatture.
  • Può servire per ricordare le scadenze e gli impegni, oltre che per gestire l’agenda dell’avvocato, per rimanere sempre informati su appuntamenti e udienze.

Se necessario, è possibile impostare un accesso multiutente, in modo da condividere appuntamenti, pratiche e udienze con i colleghi.

Un gestionale per avvocati di solito è collegato alla piattaforma per il Processo Civile Telematico, che dal 2014 consente ai professionisti di eseguire la maggior parte delle operazioni di cancelleria da remoto, in particolare consente il deposito e la notifica degli atti giudiziari.

Il Processo Civile Telematico permette, grazie all’uso degli strumenti digitali, di rendere più veloce ed efficiente lo svolgimento dei processi.

Impiega l’utilizzo di tecnologie avanzate

Oggi gli studi hanno a disposizione anche una serie di tecnologie avanzate, che possono rivelarsi utili.

Come la blockchain, che si basa su tecnologie crittografiche e di sicurezza e garantisce che i dati non vadano persi o modificati in modo errato.
Grazie alla blockchain nessuno può accedere alle informazioni per le quali non ha l’autorizzazione ed è possibile gestire ampi database.

Oppure l’intelligenza artificiale, che può aiutare gli avvocati nel velocizzare le ricerche giurisprudenziali, nel condurre una ricerca automatizzata delle fonti normative e dei precedenti giurisprudenziali, piuttosto che nell’ottimizzare la gestione finanziaria, facendo risparmiare molto tempo.

Ci sono addirittura assistenti virtuali che riescono, da un lungo documento o da un lungo contratto, ad estrapolare il contenuto principale delle varie pagine, fornendo al professionista un riassunto dettagliato e chiarendo i vari termini esposti sul contratto.

In Italia operano e nascono numerose startup in ambito legal tech che continuano a proporre e innovare: è un mercato vivace che andrebbe sicuramente tenuto sotto controllo e monitorato, per rimanere aggiornati su ciò che le tecnologie avanzate consentono di fare.

Una forte leadership

Il legal tech porta il professionista ad avere una forte leadership su tutte le attività del proprio studio, grazie al controllo attento di pratiche e contratti e in generale all’utilizzo dei dati che portano a prendere decisioni strategiche informate e consapevoli.

Con la digitalizzazione dei processi, si evolve anche la figura del professionista, che da giurista o consulente legale puro diventa un consulente in grado di aiutare un cliente a risolvere problemi di vario genere.

All’avvocato saranno richieste nuove competenze.
Oggi l’innovazione affianca l’avvocato nello svolgimento della propria attività professionale.

La tecnologia diventa un fattore determinante per una organizzazione di successo capace di rispondere con prontezza alle esigenze e alle aspettative dei clienti.

Fissa dei chiari obiettivi di business

Bisogna ricordarlo, le tecnologie digitali sono strumenti, che devono essere utilizzati con scopi precisi. Gli obiettivi che portano all’adozione di una determinata soluzione piuttosto che di un’altra devono essere chiari. Solo in questo modo si riuscirà realmente a portare innovazione digitale nel proprio contesto lavorativo.

Quindi, se l’obiettivo è ottimizzare la gestione del lavoro, si opterà per determinate soluzioni. Se si desidera arrivare a condividere con colleghi e associati tutta la documentazione di studio si faranno scelte diverse, e così via.

Purtroppo capita spesso che gli studi legali investano in innovazione digitale senza avere una visione a lungo termine, senza implementare una strategia complessiva di digital transformation.

Intraprendere un percorso di trasformazione digitale non significa adottare tanti software e applicativi, sarebbe riduttivo. È necessario prevedere un sistema di crescita ordinata, e scalabile, con una visione d’insieme che si basi su chiari obiettivi di business.

Abbiamo infatti creato una Guida Gratuita dove ti sveliamo le 10 Strategie Vincenti per riempire l’agenda di Appuntamenti di Clienti di Estrema Qualità!

Studio legale digitale: gli strumenti utili

studio legale digitale

Altri strumenti utili, oltre al gestionale, sono poi quelli che riguardano la gestione contrattuale e amministrativa delle pratiche.

Ad esempio, una soluzione per abilitare la firma digitale, per consentire di firmare documenti notifiche in proprio e depositi effettuati a distanza potrebbe essere molto utile e comoda per gestire le proprie pratiche anche da remoto, fondamentale in tempi di pandemia.

Citiamo poi strumenti che non sono necessariamente legati alla professione di avvocato e agli studi legali, ma che servono a tutti i professionisti:

  • caselle PEC
  • piattaforme di web meeting come Teams e Zoom Meetings (che da quando è scoppiata la pandemia hanno avuto una crescita esponenziale consentendo di delocalizzazione le riunioni con i clienti o con i colleghi)
  • soluzioni per il pagamento telematico
  • software per la fatturazione elettronica
  • spazio di archiviazione sul cloud per poter archiviare online tutti i documenti utili
  • conservazione digitale, gestionale documentale, apertura di un sito web ecc.

Tutti strumenti su cui uno studio dovrebbe avere interesse di sviluppo.
Un’attenzione particolare deve essere poi dedicata agli strumenti per la cyber security.

Vantaggi dell’innovazione digitale dello studio legale

vantaggi studio legale digitale

I vantaggi della digitalizzazione sono numerosi, sia in ottica di produttività, sia in termini di flessibilità, di organizzazione interna e gestione dei rapporti con la clientela.

Ad esempio, grazie all’infrastruttura cloud è possibile accedere ai propri dati e depositare da qualsiasi dispositivo connesso alla rete.
Basta una connessione Internet per poter lavorare, ovunque ci si trovi e con qualsiasi dispositivo (dal tablet allo smartphone).

Questo aspetto si rivela particolarmente importante in caso di smart working, come è risultato evidente durante la pandemia, piuttosto che nelle giornate in cui si è dai clienti o in tribunale.

La digitalizzazione dello studio legale è un tema attuale che richiede un’analisi degli obiettivi professionali presenti, ma anche uno sguardo proiettato verso il futuro.

Forse prima della pandemia molti non si aspettavano che sarebbero riusciti a operare in modo efficace in smart working senza uscire dalle mura domestiche, senza vedere di persona i clienti e senza recarsi personalmente in tribunale per le udienze, invece così è stato e il settore ha dimostrato di essere in grado di evolvere e velocizzarsi velocemente.

Allo stesso modo, negli anni futuri possiamo prevedere che lo sviluppo in chiave digitale non si arresterà.
Molti degli investimenti in tecnologia sono trainati alla innovazione dagli adempimenti normativi, dalla efficienza, dalla volontà di migliorare la relazione con i propri stakeholder.

L’automazione permette poi di utilizzare la tecnologia liberando i team interni dall’eseguire quelle attività considerate ripetitive e a basso valore aggiunto, per poter dedicare maggior tempo e maggiori risorse alle incombenze che richiedono una maggiore attività intellettuale.

Inoltre la digitalizzazione si rivela vincente anche per la gestione di picchi di lavoro e per far fronte all’aumento di volume delle pratiche da gestire: solo abbracciando un percorso di trasformazione digitale uno studio potrà effettivamente crescere senza perdere di efficienza e marginalità economica.

Infine, per essere più efficienti nel lavoro e avere quindi più tempo e più soldi, ti consiglio la visione del video-corso gratuito dove ti spieghiamo i 3 Errori di Marketing Legale che non devi assolutamente commettere.

Questa Guida Gratuita termina qui.
La sfera del Legal Tech è davvero importantissima e non si può trascurarla.
Solo gli Studi Legali che abbracceranno la promozione, la comunicazione e il digitale avranno successo.
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